Este blog hace un breve recuento de la utilización de las Tecnologías de
la Información y Comunicación (TIC) en la gestión de almacenes y su aplicación
en la industria colombiana. Para entender
como es el manejo de las TICS en lo que tiene que ver con los inventarios, partamos de que los
inventarios es la razón de ser de una empresa
es decir que
es uno de los activos más importantes que posee una empresa porque es el mayor
rubro del activo corriente que se convierte en la base de las empresas
comerciales e industriales, y su costo se puede medir de diversas formas. Del manejo
inadecuado de los inventarios puede contribuir a la quiebra de los negocios y
por el contrario, una buena valoración, administración y control contribuye al
éxito empresarial.
Las tecnologías aplicadas a la gestión contribuyen
a la simplificación de las operaciones, reducción de costos y mejora de los
flujos de información; mientras que los principales obstáculos para su
implementación son los altos costos, la cultura organizacional y la inadecuada
estructuración de los procesos. En relación con el uso de las TICS en Colombia,
se identificó un bajo grado de implementación en las pequeñas y medianas
empresas (pymes) y un nivel medio en las grandes empresas, sobretodo en la
industria lechera.
Debido a
los cambios que ha tenido el mercado en los últimos años con la incorporación
de tecnologías informáticas que facilita la administración de los datos, para
poder ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, todas las empresas
incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información
que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Es
importante destacar que la implementación de un sistema de información implica
un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la
empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una
plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo
de sistema.
Es por
esto este blog va enfocado en las pequeñas industrias lecheras ya que ellas
tienen la necesidad de comercializar sus productos lácteos (leches, yogurth,Avena
y Kumis), a nivel nacional los cuales son perecederos con una vida útil muy corta,
y requieren tener un control de entrega en tiempos oportunos y en perfectas
condiciones. Para este gremio quiero sugerir la implementación de alguno de los
siguientes Sistemas para que sus productos lleguen a todo el territorio
nacional sin contratiempos controlando tener producción suficiente para
abastecer la demanda de sus clientes.
Para esto el
mercado se ofrece muchos sistemas, por lo que en este artículo voy a sugerir
los que más les convendrían pues no todos pueden ser implementados ya que están
diseñados para otros gremios.
Primero me
enfocare en los que NO deben ser Implementados en las compañías lecheras:
1.
BAR CODE SCANNIG:
Un lector de código de barras es un
dispositivo electrónico que puede leer los códigos de barras y enviarlos a un ordenador .
Este
sería una herramienta que tal como se indica leería los códigos pero no cumple
con ninguna función adicional y pues al igual que los QR no aplicaría para
implementar en su compañía, pues no
daría solución al problema de inventarios.
1.
MES:
Un Sistema de Ejecución Industrial (MES -
Manufacturing Execution System) es un sistema de control para la gestión y
monitoreo de los procesos de trabajo en una compañía manufacturera. Un MES
recopila toda la información en tiempo real, recibiendo actualizaciones de
datos sobre sistemas automatizados, maquinarias y empleados. Este sistema sirve
para mejorar la productividad y reducir el tiempo total de proceso de una orden
de trabajo. Están orientadas a optimizar la industria minera.
Como
vemos MES no serviría de solución a su empresa pues esta genera también
problemas cuando se trata de algún requerimiento de reparación de maquinaria,
pues este no prevé los mantenimientos o algún problema mecánico que tengan sus máquinas
para la producción del producto, entonces los datos a tomar no serían los
reales en cuanto a la producción de producto y se generarían errores en el
inventario.
1.
VMI- INVENTARIO GESTIONADO POR
EL PROVEEDOR:
El
Inventario manejado por el proveedor (VMI) es una práctica utilizado en la
administración y control de los inventarios en la cadena de abastecimiento. En
esta el inventario es controlado, planificado y administrado por el vendedor a
nombre de la organización que lo consume, basándose en la demanda esperada y en
los niveles de inventario mínimos y máximos que son previamente pactados
Sin embargo, el proveedor adquiere más responsabilidad
con esta iniciativa, debido a que determina los niveles de inventario y la
frecuencia de despacho para mantener la disponibilidad permanente sin que el
producto se encuentre agotado en los inventarios además para implementar el
VMI, se debe proporcionar al proveedor los datos de las ventas vía
electrónicamente.
La obtención de componentes de gran volumen y bajo
coste desde el proveedor hasta la línea de producción implica labores de
administración. Esto puede incrementar considerablemente el costo en sitio de
las piezas. Este sistema logístico de suministro puede eliminar los procesos de
administración y reducir los costos totales del cliente. Como lo es la reducción de costos de
inspección, ya que las piezas de calidad certificada se pueden enviar
directamente a la línea de producción; la reducción de costos por mantenimiento
de existencias y almacenamiento, ya que el stock sólo se mantiene algunos días
en la línea de producción.
Vemos a continuación como es el proceso del sistema
VMI
1.
QR-
RESPUESTAS RAPIDA:
Son
códigos de barras bidimensionales que pueden contener hasta 4.200 caracteres
alfanuméricos, es decir, letras, números y caracteres. La matriz de puntos en
la que se guardan los datos no es legible para el ojo humano. Se debe leer con
un dispositivo “lector de códigos QR” La lectura del código se lleva a cabo en
cuestión de segundos. Tienen utilidad en Logística, Revistas; Publicidad,
Tarjetas de Presentación.
La ventaja de los códigos QR es el acceso directo e
inmediato a la información a la que hacen referencia.
Estos códigos son una aplicación que no resolvería
el problema de su empresa referente a su producto, debido a que este nos puede
definir cuantos productos tiene aún el cliente, pero no nos da información de
cuantos necesita para su siguiente pedido y así satisfacer su demanda, así
mismo no podrían saber cuántos deben producir para mantener un margen en el
inventario de su compañía sin que estos escaseen o se produzcan en una cantidad
muy grande y se dañen.
CPFR
- PLANEACIÓN, PRONÓSTICO Y REABASTECIMIENTO COLABORATIVO
Es
la gestión que permite a los socios de la Cadena de Abastecimiento sin importar
la diferencia de objetivos tener una visibilidad más ajustada de la demanda con
el fin de a través de una buena gestión de reabastecimiento satisfacer la
demanda futura. Se basa en procesos de colaboración proporcionando un escenario
en el cual se puedan manejar procesos coadministrados a través de la cadena de
abastecimiento; para su realización se debe hacer una expansión y
sistematización de la comunicación de datos críticos; además el
perfeccionamiento de los procesos de pronóstico y planeación de
reabastecimiento.
Como
podemos ver en el siguiente cuadro esta especificado los pasos a realizar, pero
este sistema seria un poco obsoleto e
innecesario en implementar pues todo se maneja con los pronósticos del producto
que se necesitarían, pero no con información real de cuantos en este caso
unidades de Kumis se necesitan para abastecer a los clientes sin que se den más
o menos teniendo en cuenta que este producto es perecedero y lo que menos se
quiere es perder producto despachado y entregado al cliente.
SISTEMA
DE SEGUIMIENTO SATELITAL:
Los
Sistemas para Seguimiento Satelital de unidades móviles, le permiten realizar
un control y monitoreo en tiempo real de flotas de vehículos, las cuales
movilizan las mercancías o productos de las empresas, esta sirve para consultar
la posición actual del vehículo, velocidad, rumbo, informe de diferentes
sensores y eventos, informe de alertas, historial de recorridos y velocidades,
visualización en formato de mapas digitales o imágenes satelitales.
Teniendo en cuenta esta descripción del Sistema
Satelital podemos decirle que esto no es lo que su empresa debe implementar,
pues solo se pueden tener información de la movilización vehicular en donde va
el producto.
Teniendo en cuenta la necesidad
de las pequeñas industrias lecheras, para la comercialización de sus productos
y para que se produzcan las cantidades necesarias de acuerdo a la demanda de
sus clientes, sin tener inventarios
mayores que generan pérdidas por daño por ser productos perecederos o que no
salgan al mercado o no lleguen oportunamente a los clientes puedo presentarles
los siguientes Sistemas que ustedes implementar para obtener las metas
trazadas, la satisfacción de sus clientes y lograr el éxito empresarial en
ventas.
WMS – SISTEMA DE GESTION DE ALMACENES:
Es
una parte clave de la cadena de suministro y apunta principalmente a controlar
el movimiento y almacenamiento de materiales dentro de un almacén y el proceso
de las transacciones asociadas, incluyendo el envío, recepción, entrada en
stock y picking. La mayoría de los problemas de almacenamiento se producen
debido a la falta de control de inventario, operaciones y de gestión. Para que una organización sea dinámica, exitosa y
consistente, la organización debe controlar sus operaciones de almacén de
producto terminado y de materias primas. Esta herramienta informática
identifica las mercancías y muestra su ubicación, administra los recursos para
su movilidad, regula la mano de obra, organiza el trabajo, elimina los
movimientos vacíos y gana segundos gracias a la precisión de cada desplazamiento.
Este
sistema se usa para identificar y coordinar el trabajo, para ayudar a maximizar
el rendimiento y la satisfacción de los clientes y minimizar los errores, y por
ultimo pero no menos importante para informar sobre el estado del trabajo
pasado, presente y futuro a través de costeo basado en actividades. Un WMS es
un instrumento operativo que se basa en las necesidades de la operación del
almacén y proporciona herramientas e información para la gestión del almacén.
Uno
de los WMS más funcionales y completos del mercado en idioma español es Adaia
en Colombia lo implementan Almacenes Éxito S.A. y el operador logístico
Almaviva.
Si
bien la implementación de un WMS ofrece múltiples beneficios, su uso requiere
un proceso de ensamble, adaptación y aplicación que podría tomar unos dos años,
debido a lo cual no sería inmediata la recepción de contraprestaciones
económicas.
Podríamos
decir que este es una solución a largo plazo del una parte de la problemática
de su producto aunque habría que complementarse pues no se tendría la
información exacta del cliente de qué cantidad necesita, pero si se tendría la
cantidad que ya está en bodegas para distribución o si ya está en los
distribuidores lista para ser entregada a los clientes.
1.
CRP
– PLANIFICACION DE LA CAPACIDAD:
Es
la planificación de recursos, tanto máquina como hombre, necesarios para
realizar en un tiempo establecido toda una serie de trabajos asignados a un
centro productivo. Esta herramienta de
gestión que permite la toma de decisiones tanto a largo, medio plazo pues aporta una visión clara sobre la
capacidad productiva, permitiendo tomar decisiones tipo subcontratación de
trabajos, adquisición de nuevas máquinas, ampliación de instalaciones,
ampliación o disminución de mano de obra, ampliación de horas extras durante la
jornada de trabajo; y a corto plazo permite
tomar decisiones que pueden afectar incluso la necesidad en fecha de los
materiales de producción por falta o
exceso de capacidad productiva.
Uno
de los principales problemas de todas las empresas es el de disponer los
recursos, tanto materiales como humanos, necesarios en fechas concretas para
poder cumplir con las entregas y plazos establecidos con sus clientes, sin caer
en retrasos que afecte a la fecha de entrega acordada con el cliente, en stocks
innecesarios y costosos para la empresa así como no ocupar toda la capacidad
productiva disponible. Con este Sistema se puede ver la capacidad de trabajo
que tiene un centro productivo (capacidad) y la cantidad de trabajo (carga) que
tiene dicho centro en un periodo de tiempo, planificando la carga de trabajo y
repartiéndola sobre la capacidad disponible, y así le lograra realizar los
trabajos asignados en el plazo establecido, minimizar los stocks y ocupar toda
la capacidad productiva.
Requiere
de un procesamiento de datos, el cual se realiza mediante programas específicos
como VBA en Excel, se pueden crear macros que realicen de manera automática
dichos cálculos.
APS:
Son
los procesos de control de manufactura que administran los materiales y la
capacidad de producción para cumplir con la demanda. Estos planifican
simultáneamente el stock y la producción basados en los materiales disponibles,
carga de trabajo y capacidad de planta.
Este
Sistema le permite obtener beneficios como integrarse de forma transparente con
el ERP, retorno sobre la inversión, reducir costos indirectos, planear para que
sus equipos estén siempre trabajando con el material correcto en el momento
correcto, mejorar el servicio al cliente y entregar a tiempo, reducir inventario
de producción en proceso y producto terminado, comprimir los tiempos de
manufactura y lo más importante a nivel empresarial que es el incrementar la utilidad.
La
utilización de un sistema APS se posiciona como una de las mejores alternativas
que disponen las industrias que necesitan de sistemas de planificación y
planeación avanzada, adaptándose especialmente a los requerimientos de
compañías de gran escala que empleen sistemas de procesamiento masivos con
distintos tipos de productos.
Esta
podría ser una buena solución a implementar en su empresa para obtener los
resultados deseados.
ECR:
Este
sería el Sistema que más se ajusta a sus necesidades ya que fue creado
especialmente para las industrias alimenticias. El objetivo de este era
desarrollar un sistema orientado al cliente en el que el fabricante, brokers y
distribuidor trabajan juntos para maximizar el valor del consumo y minimizar
los costos de la cadena de suministros.
Cuando
se desarrollo este sistema se realizo un análisis de la cadena de abastecimiento
y así se estudio la cadena de valor almacén/suplidor/distribuidor/consumidor
para determinar las mejoras en los costos y servicios que la industria
alimentaria podría conseguir, por medio de cambios en la tecnología y prácticas
comerciales.
El
ECR es una iniciativa estratégica destinada a eliminar los tradicionales
obstáculos entre socios de negocios, borrar las barreras que resultan en
costos, tiempo y que agregan poco o ningún valor al consumidor. El ECR se
encuentra enfocado en la aplicación de métodos de administración de avanzada y
tecnologías de punta para reducir costos, aumentando la calidad de los
productos y servicios que se dan al consumidor. Esta se basa en el trabajo
colaborativo de fabricantes y detallistas para satisfacer las necesidades
expresadas o latentes de los consumidores de manera más rápida, con mayor
calidad y a menor costo. El surgimiento de la estrategia ECR se debe al impacto
generado por la evolución de la participación del consumidor final dentro de
las Cadenas de Abastecimiento.
Este
Sistema ECR se basa en un Eficiente flujo de Productos dentro de la cadena de
abastecimiento mediante el cual se logre eliminar al máximo los procesos que no
agregan valor, reducir inventarios, disminuir costos operacionales y reducir ciclos
de suministros. Y así mismo en la reducción del costo total del ciclo mediante
la cual se logre eliminar al máximo las transacciones en papel, disminuir
costos administrativos y reducir la ineficiencia del mismo.
Este
Sistema ECR se vuelve eficiente para los
proveedores de materia prima y empaque en el mejoramiento en la planeación y
producción; para los fabricantes en reducción de faltantes, devoluciones,
conocimiento del consumidor y mejoramiento de relación con los socios, para las
empresas prestadoras de servicios logísticos en la planeación de inventarios y
mejoramiento en sistema de distribución, a los comerciantes con la fidelización
del consumidor final y por último a los consumidores pues obtienen productos
que satisfacen sus necesidades.
Con
este se logra un establecimiento de un esquema de comercialización
"Pull" en el cual la base sea la demanda real de los consumidores
finales, reduciendo los niveles de inventario en todos los puntos de la cadena
y optimizando el tiempo y los costos asociados al sistema de reabastecimiento..
Como
pueden ver este Sistema ECR es el que ustedes como empresa deben implementar el
que más auge ha tenido en la industria alimenticia y este si logra llegar al
objetivo buscado por las industrias lecheras que es la satisfacción de los
clientes y así mismo la obtención de mejores resultados económicos obteniendo
ganancias para la compañía
Adicional a esta información
podemos informarles que se pueden tener las ERP (Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales), que es un sistema el cual integra las cadenas de
suministros con la información financiera
de su empresa, y uno de los más, utilizados e implementados en nuestro
país es el SAP ( "Systems, Applications, Products in Data Processing").
Este es un software para la computadora,
el cual es modular que combina muchísimas áreas de la organización entre sí
formando así un todo integrado que posibilita la comunicación e interacción de
los datos, procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información
útil para la toma de decisiones.
Este es un sistema informático el cual sirve para
brindar información y se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro
de un entorno, y el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración
realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos
información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de
forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados.
Quedamos a su disposición para
cualquier aclaración adicional que pueda tener al respecto de los Sistemas
mostrados. Es un gusto servirle y poder mejorar su calidad de ventas y
productividad de su compañía.
