TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN APLICADAS A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Este blog hace un breve recuento de la utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en la gestión de almacenes y su aplicación en la industria colombiana. Para entender  como es el manejo de las TICS en lo que tiene que ver con  los inventarios, partamos de que los inventarios es la razón de ser de una empresa  es decir que es uno de los activos más importantes que posee una empresa porque es el mayor rubro del activo corriente que se convierte en la base de las empresas comerciales e industriales, y su costo se puede medir de diversas formas. Del manejo inadecuado de los inventarios puede contribuir a la quiebra de los negocios y por el contrario, una buena valoración, administración y control contribuye al éxito empresarial.

  Las tecnologías aplicadas a la gestión contribuyen a la simplificación de las operaciones, reducción de costos y mejora de los flujos de información; mientras que los principales obstáculos para su implementación son los altos costos, la cultura organizacional y la inadecuada estructuración de los procesos. En relación con el uso de las TICS en Colombia, se identificó un bajo grado de implementación en las pequeñas y medianas empresas (pymes) y un nivel medio en las grandes empresas, sobretodo en la industria lechera.

Debido a los cambios que ha tenido el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilita la administración de los datos, para poder ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, todas las empresas incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.

Es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Es por esto este blog va enfocado en las pequeñas industrias lecheras ya que ellas tienen la necesidad de comercializar sus productos lácteos (leches, yogurth,Avena y Kumis), a nivel nacional los cuales son perecederos con una vida útil muy corta, y requieren tener un control de entrega en tiempos oportunos y en perfectas condiciones. Para este gremio quiero sugerir la implementación de alguno de los siguientes Sistemas para que sus productos lleguen a todo el territorio nacional sin contratiempos controlando tener producción suficiente para abastecer la demanda de sus clientes.

Para esto el mercado se ofrece muchos sistemas, por lo que en este artículo voy a sugerir los que más les convendrían pues no todos pueden ser implementados ya que están diseñados para otros gremios.

Primero me enfocare en los que NO deben ser Implementados en las  compañías lecheras: 

1.     BAR CODE SCANNIG:

Un lector de código de barras es un dispositivo electrónico que puede leer los códigos de barras y enviarlos a un ordenador .

Este sería una herramienta que tal como se indica leería los códigos pero no cumple con ninguna función adicional y pues al igual que los QR no aplicaría para implementar en su  compañía, pues no daría solución al problema de inventarios.

1.     MES:

Un Sistema de Ejecución Industrial (MES - Manufacturing Execution System) es un sistema de control para la gestión y monitoreo de los procesos de trabajo en una compañía manufacturera. Un MES recopila toda la información en tiempo real, recibiendo actualizaciones de datos sobre sistemas automatizados, maquinarias y empleados. Este sistema sirve para mejorar la productividad y reducir el tiempo total de proceso de una orden de trabajo. Están orientadas a optimizar la industria minera.

Como vemos MES no serviría de solución a su empresa pues esta genera también problemas cuando se trata de algún requerimiento de reparación de maquinaria, pues este no prevé los mantenimientos o algún problema mecánico que tengan sus máquinas para la producción del producto, entonces los datos a tomar no serían los reales en cuanto a la producción de producto y se generarían errores en el inventario.

1.     VMI- INVENTARIO GESTIONADO POR EL PROVEEDOR:

El Inventario manejado por el proveedor (VMI) es una práctica utilizado en la administración y control de los inventarios en la cadena de abastecimiento. En esta el inventario es controlado, planificado y administrado por el vendedor a nombre de la organización que lo consume, basándose en la demanda esperada y en los niveles de inventario mínimos y máximos que son previamente pactados

Sin embargo, el proveedor adquiere más responsabilidad con esta iniciativa, debido a que determina los niveles de inventario y la frecuencia de despacho para mantener la disponibilidad permanente sin que el producto se encuentre agotado en los inventarios además para implementar el VMI, se debe proporcionar al proveedor los datos de las ventas vía electrónicamente.

La obtención de componentes de gran volumen y bajo coste desde el proveedor hasta la línea de producción implica labores de administración. Esto puede incrementar considerablemente el costo en sitio de las piezas. Este sistema logístico de suministro puede eliminar los procesos de administración y reducir los costos totales del cliente.  Como lo es la reducción de costos de inspección, ya que las piezas de calidad certificada se pueden enviar directamente a la línea de producción; la reducción de costos por mantenimiento de existencias y almacenamiento, ya que el stock sólo se mantiene algunos días en la línea de producción.  

Vemos a continuación como es el proceso del sistema VMI

1.     QR- RESPUESTAS RAPIDA:

Son códigos de barras bidimensionales que pueden contener hasta 4.200 caracteres alfanuméricos, es decir, letras, números y caracteres. La matriz de puntos en la que se guardan los datos no es legible para el ojo humano. Se debe leer con un dispositivo “lector de códigos QR” La lectura del código se lleva a cabo en cuestión de segundos. Tienen utilidad en Logística, Revistas; Publicidad, Tarjetas de Presentación.

La ventaja de los códigos QR es el acceso directo e inmediato a la información a la que hacen referencia.

Estos códigos son una aplicación que no resolvería el problema de su empresa referente a su producto, debido a que este nos puede definir cuantos productos tiene aún el cliente, pero no nos da información de cuantos necesita para su siguiente pedido y así satisfacer su demanda, así mismo no podrían saber cuántos deben producir para mantener un margen en el inventario de su compañía sin que estos escaseen o se produzcan en una cantidad muy grande y se dañen.

 CPFR - PLANEACIÓN, PRONÓSTICO Y REABASTECIMIENTO COLABORATIVO

Es la gestión que permite a los socios de la Cadena de Abastecimiento sin importar la diferencia de objetivos tener una visibilidad más ajustada de la demanda con el fin de a través de una buena gestión de reabastecimiento satisfacer la demanda futura. Se basa en procesos de colaboración proporcionando un escenario en el cual se puedan manejar procesos coadministrados a través de la cadena de abastecimiento; para su realización se debe hacer una expansión y sistematización de la comunicación de datos críticos; además el perfeccionamiento de los procesos de pronóstico y planeación de reabastecimiento.

Como podemos ver en el siguiente cuadro esta especificado los pasos a realizar, pero este sistema seria un  poco obsoleto e innecesario en implementar pues todo se maneja con los pronósticos del producto que se necesitarían, pero no con información real de cuantos en este caso unidades de Kumis se necesitan para abastecer a los clientes sin que se den más o menos teniendo en cuenta que este producto es perecedero y lo que menos se quiere es perder producto despachado y entregado al cliente.

        

SISTEMA DE SEGUIMIENTO SATELITAL:

Los Sistemas para Seguimiento Satelital de unidades móviles, le permiten realizar un control y monitoreo en tiempo real de flotas de vehículos, las cuales movilizan las mercancías o productos de las empresas, esta sirve para consultar la posición actual del vehículo, velocidad, rumbo, informe de diferentes sensores y eventos, informe de alertas, historial de recorridos y velocidades, visualización en formato de mapas digitales o imágenes satelitales.

Teniendo en cuenta esta descripción del Sistema Satelital podemos decirle que esto no es lo que su empresa debe implementar, pues solo se pueden tener información de la movilización vehicular en donde va el producto.

 Teniendo en cuenta la necesidad de las pequeñas industrias lecheras, para la comercialización de sus productos y para que se produzcan las cantidades necesarias de acuerdo a la demanda de sus clientes, sin  tener inventarios mayores que generan pérdidas por daño por ser productos perecederos o que no salgan al mercado o no lleguen oportunamente a los clientes puedo presentarles los siguientes Sistemas que ustedes implementar para obtener las metas trazadas, la satisfacción de sus clientes y lograr el éxito empresarial en ventas.

WMS – SISTEMA DE GESTION DE ALMACENES:

Es una parte clave de la cadena de suministro y apunta principalmente a controlar el movimiento y almacenamiento de materiales dentro de un almacén y el proceso de las transacciones asociadas, incluyendo el envío, recepción, entrada en stock y picking. La mayoría de los problemas de almacenamiento se producen debido a la falta de control de inventario, operaciones y de gestión. Para  que una organización sea dinámica, exitosa y consistente, la organización debe controlar sus operaciones de almacén de producto terminado y de materias primas. Esta herramienta informática identifica las mercancías y muestra su ubicación, administra los recursos para su movilidad, regula la mano de obra, organiza el trabajo, elimina los movimientos vacíos y gana segundos gracias a la precisión de cada desplazamiento.

Este sistema se usa para identificar y coordinar el trabajo, para ayudar a maximizar el rendimiento y la satisfacción de los clientes y minimizar los errores, y por ultimo pero no menos importante para informar sobre el estado del trabajo pasado, presente y futuro a través de costeo basado en actividades. Un WMS es un instrumento operativo que se basa en las necesidades de la operación del almacén y proporciona herramientas e información para la gestión del almacén.

Uno de los WMS más funcionales y completos del mercado en idioma español es Adaia en Colombia lo implementan Almacenes Éxito S.A. y el operador logístico Almaviva.

Si bien la implementación de un WMS ofrece múltiples beneficios, su uso requiere un proceso de ensamble, adaptación y aplicación que podría tomar unos dos años, debido a lo cual no sería inmediata la recepción de contraprestaciones económicas.

Podríamos decir que este es una solución a largo plazo del una parte de la problemática de su producto aunque habría que complementarse pues no se tendría la información exacta del cliente de qué cantidad necesita, pero si se tendría la cantidad que ya está en bodegas para distribución o si ya está en los distribuidores lista para ser entregada a los clientes.

1.      CRP – PLANIFICACION DE LA CAPACIDAD:

Es la planificación de recursos, tanto máquina como hombre, necesarios para realizar en un tiempo establecido toda una serie de trabajos asignados a un centro productivo. Esta  herramienta de gestión que permite la toma de decisiones tanto a largo, medio plazo  pues aporta una visión clara sobre la capacidad productiva, permitiendo tomar decisiones tipo subcontratación de trabajos, adquisición de nuevas máquinas, ampliación de instalaciones, ampliación o disminución de mano de obra, ampliación de horas extras durante la jornada de trabajo;  y a corto plazo permite tomar decisiones que pueden afectar incluso la necesidad en fecha de los materiales de producción  por falta o exceso de capacidad productiva.

Uno de los principales problemas de todas las empresas es el de disponer los recursos, tanto materiales como humanos, necesarios en fechas concretas para poder cumplir con las entregas y plazos establecidos con sus clientes, sin caer en retrasos que afecte a la fecha de entrega acordada con el cliente, en stocks innecesarios y costosos para la empresa así como no ocupar toda la capacidad productiva disponible. Con este Sistema se puede ver la capacidad de trabajo que tiene un centro productivo (capacidad) y la cantidad de trabajo (carga) que tiene dicho centro en un periodo de tiempo, planificando la carga de trabajo y repartiéndola sobre la capacidad disponible, y así le lograra realizar los trabajos asignados en el plazo establecido, minimizar los stocks y ocupar toda la capacidad productiva.

Requiere de un procesamiento de datos, el cual se realiza mediante programas específicos como VBA en Excel, se pueden crear macros que realicen de manera automática dichos cálculos.

APS: 

Son los procesos de control de manufactura que administran los materiales y la capacidad de producción para cumplir con la demanda. Estos planifican simultáneamente el stock y la producción basados en los materiales disponibles, carga de trabajo y capacidad de planta.

Este Sistema le permite obtener beneficios como integrarse de forma transparente con el ERP, retorno sobre la inversión, reducir costos indirectos, planear para que sus equipos estén siempre trabajando con el material correcto en el momento correcto, mejorar el servicio al cliente y entregar a tiempo, reducir inventario de producción en proceso y producto terminado, comprimir los tiempos de manufactura y lo más importante a nivel empresarial que es el  incrementar la utilidad.

La utilización de un sistema APS se posiciona como una de las mejores alternativas que disponen las industrias que necesitan de sistemas de planificación y planeación avanzada, adaptándose especialmente a los requerimientos de compañías de gran escala que empleen sistemas de procesamiento masivos con distintos tipos de productos.

Esta podría ser una buena solución a implementar en su empresa para obtener los resultados deseados.

ECR:

Este sería el Sistema que más se ajusta a sus necesidades ya que fue creado especialmente para las industrias alimenticias. El objetivo de este era desarrollar un sistema orientado al cliente en el que el fabricante, brokers y distribuidor trabajan juntos para maximizar el valor del consumo y minimizar los costos de la cadena de suministros.

Cuando se desarrollo este sistema se realizo un análisis de la cadena de abastecimiento y así se estudio la cadena de valor almacén/suplidor/distribuidor/consumidor para determinar las mejoras en los costos y servicios que la industria alimentaria podría conseguir, por medio de cambios en la tecnología y prácticas comerciales.

El ECR es una iniciativa estratégica destinada a eliminar los tradicionales obstáculos entre socios de negocios, borrar las barreras que resultan en costos, tiempo y que agregan poco o ningún valor al consumidor. El ECR se encuentra enfocado en la aplicación de métodos de administración de avanzada y tecnologías de punta para reducir costos, aumentando la calidad de los productos y servicios que se dan al consumidor. Esta se basa en el trabajo colaborativo de fabricantes y detallistas para satisfacer las necesidades expresadas o latentes de los consumidores de manera más rápida, con mayor calidad y a menor costo. El surgimiento de la estrategia ECR se debe al impacto generado por la evolución de la participación del consumidor final dentro de las Cadenas de Abastecimiento.

Este Sistema ECR se basa en un Eficiente flujo de Productos dentro de la cadena de abastecimiento mediante el cual se logre eliminar al máximo los procesos que no agregan valor, reducir inventarios, disminuir costos operacionales y reducir ciclos de suministros. Y así mismo en la reducción del costo total del ciclo mediante la cual se logre eliminar al máximo las transacciones en papel, disminuir costos administrativos y reducir la ineficiencia del mismo.

Este Sistema ECR se vuelve eficiente para  los proveedores de materia prima y empaque en el mejoramiento en la planeación y producción; para los fabricantes en reducción de faltantes, devoluciones, conocimiento del consumidor y mejoramiento de relación con los socios, para las empresas prestadoras de servicios logísticos en la planeación de inventarios y mejoramiento en sistema de distribución, a los comerciantes con la fidelización del consumidor final y por último a los consumidores pues obtienen productos que satisfacen sus necesidades.

Con este se logra un establecimiento de un esquema de comercialización "Pull" en el cual la base sea la demanda real de los consumidores finales, reduciendo los niveles de inventario en todos los puntos de la cadena y optimizando el tiempo y los costos asociados al sistema de reabastecimiento.. 

Como pueden ver este Sistema ECR es el que ustedes como empresa deben implementar el que más auge ha tenido en la industria alimenticia y este si logra llegar al objetivo buscado por las industrias lecheras que es la satisfacción de los clientes y así mismo la obtención de mejores resultados económicos obteniendo ganancias para la compañía

Adicional a esta información podemos informarles que se pueden tener las ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales), que es un sistema el cual integra las cadenas de suministros con la información financiera  de su empresa, y uno de los más, utilizados e implementados en nuestro país es el SAP ( "Systems, Applications, Products in Data Processing").  Este es un software para la computadora, el cual es modular que combina muchísimas áreas de la organización entre sí formando así un todo integrado que posibilita la comunicación e interacción de los datos, procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información útil para la toma de decisiones.

Este  es un sistema informático el cual sirve para brindar información y se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados.

Quedamos a su disposición para cualquier aclaración adicional que pueda tener al respecto de los Sistemas mostrados. Es un gusto servirle y poder mejorar su calidad de ventas y productividad de su compañía.